時間を効率良く活用して、効果的な企画書を作成するための5つのステップ

こんにちは!
新潟の中小企業集客企画プロジェクトマーケティング、
サマンサハート高橋です。

kikaku、キカク、企画と毎日うるさい私ですが、先日A社代表から、「早く、とにかく早く企画を書きたい」と言われました。
そこでふと・・・思いましたが、皆さんは企画書を作成する際の時間と手順が定まっていますか?


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 企画書作成とは

企画書作成とは、企画塾の言葉で言えば、
「企画書作成は重要な仕事だが、企画書を作ることは『目的』達成のための『手段』でしかありません。」

手段は、効率的に行えるようにしておくことが大切です。
皆さんは「そんなの当たり前だ」とお思いでしょうが、実際には思いつきやアイデアが次々と湧き出ることで、企画書の作成が停滞してしまうことが少なくありません。

手順は理解しているし、書き方もわかっているが、進捗が遅れる・・・
そのような場合は、ぜひ振り返ってもらいたいことがあります。
それは『時間がかかる理由は何か』です。
企画書の作成が進まないことの多くは、これ以降に記載していますので、一緒に振り返っていただけるとありがたいです。

 企画書作成時に時間がかかる理由

さて、企画書のpointについて、始めに3点確認をさせてください。
1、「課題」を明確にする
2、「事業方針と狙い」を分けて明記する
3、「具体的活動」を詳細まで書く
です。

企画書で大きく押さえておきたいpointは上記の3つですが、企画書を作成する!となった時に、この3点がまず明確になっていないことも多いです。

しかし、もっと多いのは、この3つの段階を頭の中で考えたり・まとめようとしてる最中に、毎回【ひらめきが起こる】んです。
みなさんもご経験があると思います。
例えば、
・解決したいコトこと関連した違う活動を思いつく。
・すぐにそちらに気持ちが移り、どのように企画書に明記するといいのか・・・などと考え始める。
・すると今まで書いていた文章の詳細が気になる。
・そこで企画書全体が違うのでは?と思い始める。
・それでは、と企画書を書き直してみる。

・・・っという感じに作成していた企画書を軸にしてまとまらず、企画全体の構想は広がっていくわけです。
企画書作成が進まない場合は、このひらめきの処理を行わないことで進まない!というのが原因の場合があります。
正直、これではせっかくまとめようと思っている企画書が、思ったようにまとまらず、スタートすらできないことになって、非常にもったいないです!!

 企画書の作成時間を短縮できる3つのコツ

ここで、企画書の作成時間を短縮するコツをご紹介します。
まずは、以下の<3つの時短のコツ>にご注目ください。

コツ1、企画書のテキストは流用する

過去の自分や同僚が作成した企画書を有効活用をご提案します。
毎回ゼロから作業を始めるのは非効率な場合が多いです。
適切な文書を参照し、企画のイメージを早期に構築しましょう。
その際、思いついたことはすぐにメモしておくことが重要です。

コツ2、企画書のフォーマットを作成する

1ページずつを1つのことを伝えるシートとして、そこにそれぞれの情報を記入していくことで、企画書の作成効率が向上します。
1から作成するのではなくある程度企画書のフォーマット(項目ごとに伝える表現)を統一すること。
例えば【企画書…P1:目的/P2:概要/P3:スケジュール/P4:予算/P5:Q&A】とすること基準とする。
このP3のスケジュールは基本的には3カ月のスケジュールで落とし込む…など。
最初は手書きでも構いませんし、PC作業に移る前にしっかりと下書きを行うと整理もできます。
また、業種や環境に応じてフォーマットをカスタマイズし、進化させていくことも大切です。

コツ3、ストップウォッチを活用する

企画書を作成する際にかかる時間を把握することで、作業の進捗を把握しやすくなります。
時間を区切ることで、余計なことを考えずその時間内に終わるようにその企画書の事だけを考えるので、余計なひらめきとかも少なくなります。
それと、企画書の作成手順を整理し、その工程における所要時間を計測することをお勧めします。
とにかく「その企画書にどれだけ集中できるか」ということが重要であると感じます。

 効果的な企画書作成のための5つのステップ

効率的な企画書の作成は、重要なスキルです。
そのためには、時間を効果的に使い、クリアで明確なコミュニケーションを目指すことが重要です。
企画書を作成する際には、ただアイデアを書き連ねるだけでなく、読み手が理解しやすい構成にすることが大切です。
そのためには、以下のポイントに注意することが重要となります。

ステップ1、提出する相手を意識する

企画書を読むのは誰かを考え、その相手が必要とする情報をその相手に合わせて的確に提供することが大切です。
相手となる企画書を読む人の立場に立って考えることで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。

ステップ2、明確な目的を持つ

企画書を作成する目的を明確にし、それに基づいて現状の課題を整理していきます。
目的がはっきりしていれば「何を書くべきか」の視点を持つことができ、課題が明確になり、作成がスムーズに進みます。

ステップ3、適切な情報の提供

読み手が必要とする課題に対する情報を的確に提供することが重要です。
情報収集を行なった後は無駄な情報を省き、必要な情報を整理します。
この整理により、課題の裏付けとなる情報が整理でき、わかりやすく伝えることで、企画書の効果を高めることができます。

ステップ4、整合性の確保

企画書全体の内容が整合性を持つように注意しましょう。
情報が矛盾していたり、一貫性がないと読み手に混乱を与える原因となります。

ステップ5、視覚的な要素の活用

グラフ、チャート、図表などの視覚的な要素を活用することで、情報を分かりやすく伝えることができます。
ただし、適切な形式を選択し、わかりやすく配置することが重要となります。

これらのポイントを意識しながら、効率的に企画書を作成していくことで、より高い品質の企画書を提出することができます。
作成の手順が明確になり、効率良く作成できると、企画書作成は単なる手段ではなく、目的達成のための重要なプロセスとなります。

 まとめ

効率良く企画書を作成できるようになる=時間を使いこなす、というイメージです。
まずは、企画書の作成時間を短縮するためには、効率のいい方法を持っているか、がpointです。
そして、頭の中でまとまっているものをどれだけ具体的にアウトプットするかは、作業ですので、作成するという作業に集中できるかが大切です。
余計なことを思いついたらメモをする、手順通りにひとまず仕上げてみる、など作業のルールを作成しておくことが大切だと感じています。

さらに、多くのページ数を使わず、A4・1枚のシート(ワンシート)に企画内容をまとめる『ワンシート企画書』という作成方法もあります。(こちらは下のダウンロード資料でご紹介しています)
これらのコツを活用することで、企画書作成がスムーズに進みます!


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