展示会準備!商談スピードを向上させる会社のプロセス設計とは?

こんにちは!
新潟の中小企業集客企画プロジェクトマーケティング、
サマンサハート高橋です。

近年、多くの企業が展示会での営業活動におけるデジタル化の取り組みを強化しています。
デジタル化に取り組む理由は、展示会会場での商談が減少しているためであり、顧客に適応した展示会後の営業を効率良く進めていくDX化です。

こうしたデジタル化に取り組む会社は商談スピードの向上をテーマとしています。
展示会でのテーマの詳細を考えると、
・展示会に出展することによってどんな効果が得られるのか
・展示会出展での何が成功と言えるのかイメージしてする
など細分化したテーマを持つ会社も増えています。
本来、展示会では複合的な効果があるので出展して来場者の様子を見る会社もあります。
ですが、最近では、会場内で商談を進めることが少なくなってきたために、事業の中に展示会を組み込みクロージングまでのプロセスを設計して事業を進める会社が増えているのです。
そのような会社は、展示会前からアピールを行い、そして展示会後も名刺交換した見込み客とつながるようにプロセス設計をしています。
プロセス設計は図式化できて、A4の1枚のシートに顧客心理も含めて、カスタマージャーニーマップをつくるようなイメージです。
このクロージングまでのプロセスを設計することが、今の展示会出展に欠かせない準備となっているのです。

関連記事;新規商談に課題あり!?商談先を増やし、成約に繋げるためBtoB企業が取組むこと
▲こちらのブログから、プロセス設計の見本と資料がダウンロードできます。

例えば、展示会に出展する会社A社様では、今回展示会会場で使用する説明書(プレゼン資料)を新たに作成させて頂いています。
A社様は今まで展示会会場には自社製品をディスプレイし大きくアピールしてきました。
そして、声をかけてもらった来場者と話をし、商談を進めていました。
いままでの商談件数は、約10件ほどだったそうです。

そこで大きく展示会に関してプロジェクトチームを作り、チームで考えプロセスを設計していきました。
社長のお考えとして、チームを作り企業内の取り組みをプロセス設計することで、社員が動く販売事業にチェンジすることが目的です。
これは、チームの社員からプロジェクトマーケティングを活用してもらい、この事業を会社全体で動かすようにするために展示会出展に臨んでいるということです。
その事業内で展示会出展の際に大きくチェンジさせたのが、説明書です。
DX化につながるように、紙のパンフレットではなくタブレットなどで説明できるプレゼン資料を作成させて頂きました。
またその資料は、サイトで掲載し展示会後にも使えるようにDX化に取り組みました。

関連記事;BtoB企業が新しいマーケットの開拓として展示会を使うという考え方

さらに、展示会ではその場での商談ではなく、後程お伺いして進めることができるスタイルに変更しました。
なので、ディスプレイはすべて顧客の動線に合わせ動きのあるモノを中心に配置を変えました。
これにより、これまでの自社製品を見せるディスプレイから、顧客と製品について語る場面ができあがるディスプレイにテーマを変更したのです。

さらに先ほどのプレゼン資料については、内容も商談を進めるためのプレゼンに変更してくことができました。
今までのパンフレットでは、製品の説明が中心でしたので、製品を知っている営業経験の長い社員はこれまでの勘を使っていて、ほとんどパンフレットは使用していませんでした。
属人的な営業だったわけです。
そこで、プレゼン資料は営業経験が少ない社員でも、また営業マンではない社員でも話ができるように会話スタイルのプレゼンを作成させてもらいました。
展示会会場では、聞き出すのが得意な営業マンがブースに張り付くこととなり、チームとしても成長が計りづらくなります。
なので、全員が営業能力を持てるようにしたのです。
ですが、これから営業の極意を伝えたのでは、展示会当日までに間に合いません。
そこで、プレゼン資料を工夫して、顧客の状況や課題が引き出せる流れを作成させてもらいました。

展示会の準備段階でプレゼン資料のテーマが決まっていると、当日の会場内での社員のトークを練習できます。
それは、社員が展示会で来場者のニーズを引き出すきっかけをつくることになります。
意外だと思うでしょうが、プレゼン資料は、顧客との商談を進める大切なツールです。
プロセスを整え、大きく社長がチェンジさせたのは「ツール」だったのです。
製品やその仕様はそのままで、展示会のマーケティング活動だけを大幅にチェンジをご提案しました。

そして、A社は会場内で「製品の良さを伝える&会話を増やす」という社内テーマで、ツールを活用させて成功させ、商談数を3倍に増やすことができました。

会社の素晴らしい製品やサービスの良さは展示会会場でしっかりと伝えることで、展示会終了後に全ての商談を進めることが可能です。
現在、弊社で確認した中では、展示会商談後の連絡が3ヶ月後には無くなる確率が高く、商談に進まないケースが多いとお聞きしています。
それはとてももったいないことです。

関連記事;プレゼンから見込み客獲得へ! 展示会プレゼン資料の基礎的知識から制作ポイントまで解説

プロセス設計をつくることは「どうすればもっと来場者に伝わるのか」「どのように自社製品に興味関心を持ってもらうのか」を考えることとなります。
会場での名刺交換数が増えることと同時に、展示会後もその見込み客を失うことなく商談へとつなげるプロセスを作り込んでいくことができるのです。

先ほどのA社様のように、プレゼン資料の作成もプロセス設計に加えることで、社員が動いてくれる事業展開にできます。
準備から展示会を事業の展開の中に組み込み、プレゼン資料などを社員が使って説明していく流れは、多くの来場者の方々の目に触れ、結果的に出展企業との接点を生むように「製品の良さを伝える&会話を増やす」ツールになっていきます。
伝わるようにツールを設計することこそが、ありきたりかと思われるかも知れませんが、重要と考えサポートを行っています。


サマンサハートでは、展示会出展企業様の新規集客マーケティング戦略構築のサポートを行っています。
成果を出したい時、展示会プロジェクト設計をすることで資料は有効に活用されます。
企画書を含め、体系化し成果へ結びつける展示会出展プロジェクトをサポートしております。
是非お気軽にご相談くださいマセ。

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