こんにちは！
新潟の中小企業集客企画プロジェクトマーケティング、
サマンサハート高橋です。

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過去の採用までの活動は、代表の知見に任せて行われるものが多く、ノウハウが存在していませんでした。
例えば、代表が求人票などを修正して事務の方がハローワークに提出しても、その後のフォロー・アプローチを行うか、や、行ってもその後の面接は代表の匙加減という部分がありました。

採用ツールそれぞれの特徴とは

しかし、プロジェクト化された求人活動においては、求人票の提出や看板だけだった採用活動から、面接が可能な状態を構築していきます。

そして、現在注目されている採用に関する準備となる「採用ツール」として、「求人票修正」「求人ページ作成」「会社説明資料作成」の3つがあります。
しかし、最近聞くがそれぞれの特徴、本当に必要なのか、作成方法や活用して面接まで進める方法が実は良く分からない、などお困りの代表もいらっしゃるのではないでしょうか。

まずは、採用ツールのそれぞれの特徴を見ていきましょう。

求人票修正

「求人票修正」とはハローワークの求人票のいくつかの項目の記入方法を変更する活動です。
採用までの活動の第一歩となります。

求人をする際にはじめに作成する方がほとんどですが、最近は面接にしっかりとつながるように求人票の修正に取り組む会社は増えています。
面接につながる求職者を獲得するためには、職を探している人に対して、求められる情報を、最適な手段で提供する必要があります。
こういった情報が整理されて盛り込まれているのが、求人票です。

求人票を修正することは、職種の属性情報や、仕事や会社への理解度、長く勤めることができるかなどが組み込まれ、面接前に求職者が自己判断できます。
そして、自己判断した上での面接となり、意識の高い面接場面ができます。
最適な面接方法を行うことにより、会社が採用か不採用かの判断をすることができます。
求人票に会社の欲しい人材の内容を設計しておけば、面接時の向き不向きの判断も不要となり、自動的に意識のある面接者との面接が実施され、採用の確度を上げるための活動ができます。

会社が求人していることを求職者に知ってもらう認知拡大活動は、この求人票が非常に重要です。
求職者の獲得から面接に至るまでのプロセスをサポートすることが可能です。
また、ハローワークの修正には詳細な分析を行うことによって、採用手法もそれぞれのニーズに合わせたものに変化させることができます。

関連記事；成功する採用マーケティング戦略！事例と具体的な準備のポイント

特に、かつてのように給与金額で面接に持ち込み、「素直そう」「履歴書がしっかりしている」など面接時数分間のイメージに頼った面接手法は必要ありません。
求人票を修正し求職者に読んでもらい、面接につなげていくことが求人票修正の最大の目的です。
求人票修正は、会社の魅力や入社後に何をするか、や、専門的な魅力ある仕事内容を元にしたわかりやすい文章で構成された項目を通じて、求職者が自己判断で「働きたい」「やってみたい」考えを持つことができるのが特徴です。
求人票について、機能や価格を詳しく知りたい方は、以下の記事もおすすめです。

求人票修正はだんだんと情報が増えてきています。
これからも情報が増え、さらに良い無料の情報を待っていたら、求人票修正はもっとブラッシュアップできると思います。
しかし、すぐにでも人が欲しい会社にとっては、「求人票の修正だけでいいのだろうか？」「値段が高くても求人広告のほうがいいのか？」など不安があると思います。

求人ページ作成

「求人ページ作成」は、求職者が求人票を見て会社のホームページでもっと詳しい採用情報を収集してもらうために作成するツールです。

求人ページでは
・具体的な仕事内容
・社員の属性情報
・社員がこれまでにどのような仕事をしてきたか
・現在の社員の仕事の様子や思い
・入社後にどんなことができるのか、どのように成長できるのか
など、採用についてと会社の様子などをデータベース化します。
採用後の給与、福利厚生、成長プロセスなどを専門のページを作り、ホームページに掲載することは可能です。
求人ページがあることによって、求人票にはそのURLが掲載できます。
また求職者に対してどのようなアプローチや解説ができるのか、自社の魅力を整理することも可能となります。

採用活動に必要な求職者向けの情報と自社のブランドや魅力を、漏れなく整理することとなります。
求人票で会社を見つけ、その後求職者がホームページの求人内容を確認できることにより、適切な求職者の応募と面接対応が可能になります。

例えば、会社の様子が掲載されていることで入社後のイメージができるようになります。
・先輩社員とコミュニケーションをとって仕事を進めることができるか
・自分は成長できるか
・自分は求められている人材か
など、入社後の求職者自身でイメージできるようにし、面接に導くことが求人ページ作成のメリットです。
加えて、ページ作成に対して今後どのように求人募集を展開していくか、採用戦略に基づいた自社の魅力の掲載や採用後の育成戦略なども求人ページ作成の優れた点だといえるでしょう。

このように、ホームページでの採用情報の明確化、求職者が理解できる会社の魅力の掲載に役立つのが求人ページ作成の特徴です。

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会社説明資料作成

「会社説明資料作成」は、会社と求職者との良好な関係構築のためのツールです。
採用後の「こんなはずじゃなかった」という食い違いや思いちがいを無くすことがツールでできます。

ホームページの求人ページやハローワークから申し込み情報を受け取った後は、面接日時決定後に面接をすることとなります。
その前に、必要なのが会社説明会です。
会社説明会は、面接時に一緒に行うことも中途採用の際には、増えています。

これまでは求職者が面接で「よく来てくれたね」など話をして、履歴書を見て、雰囲気が良かったら採用する、などの流れが会社の面接の様子なのではないでしょうか。
勤務してみなければ会社の様子がわからない、とか、せっかく来てくれたんだからまずは採用、というのは昔の話。
現在は、会社の求人情報を明確に伝え、会社が欲しい人材を獲得するために、会社説明会でアプローチします。
１回の面接のみで採用し後で後悔をしたり、採用後の退職者を減らすためにも、また、採用を会社全体でできるようになり、全社で育成をしていくためにも、会社説明会を活用します。

ハローワークから面接前の見学依頼を受けた会社もいるのではないでしょうか。
見学時に社内を見てもらうだけで、実際には何もできないまま求職者を帰したなどの会社もあるようです。
見学時に会社説明をしたり、会社説明会を行ったりすることができると、前述した求人票や求人ページなどの情報もふまえたうえで、求職者は適切な情報を受け取ることとなり、勤めたいかどうかの判断ができるなどのメリットがあるといえるでしょう。

基本となる面接資料は、
・面接の流れ資料
・面接司会進行資料
・面接用会社説明スライド
・入社2〜3年の社員の話
・会社パンフレット
・会社内見学コースプログラム
・適性検査
・アンケート
・面接時に行える試験
・お土産(食べ物ではないもの)
などがあります。

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また、有効にツールを使用することで求職者との関係の維持や求職者満足度の向上などが可能です。
面接前や面接時に会社説明を行う会社のほとんどが、採用に成功している事例として、面接後に求職者から「辞退させてください」の連絡をもらっているのです。
求職者が軽い気持ちで面接に来たとしても、会社の採用に対する活動が毅然としていることで、面接者が「自分に合わない」「仕事ができないかもしれない」など、自分から身を引くこともあるのです。
ひいては数ヶ月で退職するなどの無駄な採用がなくなり、一人あたりの採用経費を抑えることが期待できます。

求人支援ツールが必要な理由

採用ツールとなる「求人票修正」「求人ページ作成」「会社説明資料作成」の3つは求人支援ツールです。
しかし、そういったツールに対して重点を置く理由がわからない場合もあるでしょう。
求人支援ツールが必要な理由は、求職者の獲得から求職者へのフォローまで対応することが過去よりも難しくなったためです。

もう一つ理由があります。
勤めたいニーズが顕在化していない状態から求職者に認知され、会社説明などを通じて本当に勤めたいニーズへと顕在化していきます。
そして具体的なニーズが出てきたタイミングで、もう一度ホームページを見て会社の雰囲気や求められている能力、研修制度などと合わせて、求職者は面接へ進みます。
求職者の掘り起こし、面接履歴の拡大、入所後の研修制度の構築をもとに、採用活動を管理する必要があります。

また、採用担当者と代表や社員全員での情報共有、面接管理もできるようになります。
採用や面接の担当者だけの判断や間での円滑な引継ぎや、ノウハウの共有による採用人材の育成にも貢献します。

このような各プロセスに対して、採用手段の効率化と求職者に対する適切なフォローのために、ツールを導入します。

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各ツールの効果的な使い方

先述したように、求人票修正・求人ページ作成・面接資料作成はそれぞれ異なる特徴を持っています。
各ツールには下記の通り、得意とする求人や採用の段階があることをご理解いただけますと助かります。

・求人票修正
求職者の掘り起こし、求人募集内容のブラッシュアップ、採用後育成プロセス

・求人ページ作成
求人広報活動の開始から面接・採用までのプロセス

・面接資料作成
既存求職者との関係維持・向上のプロセス

求人の各ツールの課題に対する適応性

このように、求人票修正、求人ページ作成、面接資料作成の各ツールは、それぞれ別々なものではありません。
求人の告知から採用までの活動の一連の流れの中で、各段階での取り組みをサポートしてくれるものです。

ツールを使って適切な採用をするためには、事前に採用コンセプトを明確にすることが重要です。
どのツールを導入するべきか迷う場合は、上記の3つの段階毎に、現状の自社の取り組みを整理し、課題や改善点を洗い出すことから始めることをおすすめします。

自社の状況によってツールの内容は変化します。
例えば、下記のような課題と解決方法でツールを有効に使用できるでのチェックして欲しいです。
□来て欲しい職種がいくつかあり迷いがある場合は、求人票修正
□採用の社外へのアピールができていないのであれば求人ページ作成
□面接の体制、管理、フォローができていないのであれば面接資料作成
目的別にその効果を把握しながら運用していくことが重要です。

求人職種の決定・詳細の構築には「求人票修正」

面接の数を増やしていきたいものの、対象となる求職者が少ないという求人段階の悩みを持っているのであれば、求人票修正の導入が効果的です。

求人票は何枚も作成できます。
ですが、一度に掲載しないで、時期を変えてハローワークへの掲載をお勧めします。

より多くの求職者を獲得するための求人活動では、求職者一人一人に合わせたきめ細かなアプローチができれば理想的です。
しかし、職種がいくつかある場合、採用情報はその職種ごとにそれぞれ異なり、アプローチ方法も連絡方法など、多岐に渡ります。

関連記事；ハローワークから技能職応募がくる求人票の書き方ポイント

採用状況の社内共有と求職者への情報提供には「求人ページ作成」

面接からの成約率を上げたい場合は、求人ページが活躍します。

かつてはそれぞれの採用担当者による管理や裁量で十分な成果を上げられていた採用活動も、求職者の検討期間の長期化や、採用一人当たりの対応数の増加などにより、人の手による管理に限界が見えてきます。
採用情報がばらばらに提供されたり、担当者ごとに把握している情報が異なったりすると、無駄な活動が多くなり、効率的に面接を進めることができません。

各面接の詳細を求人ページに掲載し、社内でも管理することで、採用チーム全体の動きが可視化され、より効率的、効果的な採用活動が可能になります。
また求人ページの活用により、ス面接担当者の管理や引き継ぎなども容易に行うことができます。

関連記事；求職者の注目を引く！中小企業が成功する求人ページの秘訣

優良求職者の育成には「面接資料作成」

採用者の育成は長年、会社にとっての課題でした。

・一度採用になっても、すぐに退職してしまう求職者が多い
・中途採用を増やしたい
・的確な求職者の採用で無駄な経費を抑えたい
などは、面接資料作成ツールが有効と言えます。

様々な採用の体系や勤め方の情報が溢れ、求職者のニーズも多様化する近年、新卒や中途採用することは、以前より困難になっています。
これは、求職者が雇用体系や会社の制度、多様な働き方などのさまざまな働き方の選択肢が出てきているからだと思います。

職務体制など採用のテーマを会社が明確にする必要が出てきています。
そこで、面接資料作成によってテーマを明確にすることが可能となります。

現在では、採用が決定した後に、継続的にフォローをし、入社式につなげていきます。
また採用後もやりがいを持てるようにキャリアモデルを積み上げ優良社員に育成することが重要です。
そのために、教育・研修制度体制一覧やキャリアモデルのロードマップの作成をすることとなります。
そういった一覧やロードマップの作成とともに、全体をまとめた会社説明の資料をします。
その資料が、会社説明会で有効に活用されます。

関連記事；会社説明会で集客を成功させるちょっとしたコツ

勘や経験に頼った面接は、現在では非常に難しく、採用方法も面接のその場のニーズの一部にしか応えられないものであれば、次第に廃れていく可能性が高いといえるでしょう。

おわりに

会社の求人情報を細分化して、セグメントに合わせた適切な求人活動を行います。
そのため、求人票で採用したい会社の職種を把握し、適した情報やコンテンツを提供しつつ、求職意欲を高める役割を採用ツールがサポートすることが可能です。

求人票修正・求人ページ作成・面接資料作成ツールはどれも求人・採用活動を飛躍的に効率化してくれるツールですが、利用目的を明確にしてから導入しないと十分な効果を得られません。
また、各ツールはさまざまなベンダーから提供されています。
機能や価格、サポートなどは各社によって異なるため、自社に合ったツールを選ぶことも重要です。

採用の方針や、現在のプロジェクトの状況などを総合的に考えて、どの部部門の採用を強化したいかを見極める必要があります。
まずは自社の具体的な改善点を見極めてから導入するツールの判断をお願いします。

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