スピードだけを上げる!脱線しないで企画書を作成するコツ

ぶれずに進めることができれば作成効率は高まる

こんにちは!
新潟の中小企業集客企画プロジェクトマーケティング、
サマンサハート高橋です。

kikaku、キカク、企画と毎日うるさい私ですが、先日、「早く、とにかく早く企画を書きたい」と言われました。

そこでふと・・・思ったのですが、企画書を作るって皆さんは出来上がるまでの時間と
手順は決まっていますか?

企画書作成とは

これは、企画塾の言葉で、
『企画書作成は重要な仕事だが、企画書を作るコトは「目的」達成のための「手段」でしかない。』と。

手段は効率的に行えるようにしておくことが大切です。
「そんなのわかっている」と言われそうですが、企画書を作っている時の思いつきや
ひらめいたアイデアに作成が止まることがある、という方が意外と多いのです。
手順は知っているし、書き方だってわかる、でも作成が進まない・・・
そんな時は、振り返ってもらいたいことがあります。
思いついたアイデアをどのようにとっておくのかなど、きちんと手順がない場合がある。
すると、企画書作成が進まない、なのでその理由を振り返っていただけるとありがたいなと。

ところでいろんなところで言われている企画書のpointについて確認ですが、
1、「課題」を明確にする
2、「事業方針と狙い」を分けて明記する
3、「具体的活動」を詳細まで書く
です。

企画書作成時に時間がかかる理由

ここのpointは3つですが、企画書作成はこの3つの段階で毎回ひらめきが起こる。
企画書作成が進まない場合は、このひらめきの処理を行わないことで進まない!というのが
原因だったということです。
例えば、解決したいコトこと関連した違う活動を思いつく、
そして企画書に明記するといいのか・・・と考え始める、
すると今まで書いていた文章の詳細が気になる、
なので企画書全体が違うのでは?と思い始める、
それではと企画書を書き直してみる。っという感じに作成していた企画書を軸にしてまとまらず、
世界は広がっていくわけです。

ぶれずに進めることができれば作成効率は高まる

企画書の作成時間を短縮できるコツ

そこで、企画書の作成時間を短縮できるコツをご紹介します。
ぶれずに進めることができれば作成効率は高まるワケです。
そのポイントとは、

1、企画書のテキストは、流用する

過去の自分の企画書や同僚が書いた企画書は、流用できるモノをできるだけ使います。
そして企画書やワンシートの説明書類などは整理をして保存しておきます。
毎回、企画書を書く際に、PCに向かってゼロから作業をスタートするのは非効率的ってことです。
さらに書類を見て、一番今の企画に合うのか俯瞰できるようにすると企画のイメージが
早い段階で浮かびあがってきます。
その際に、調べたいコトって思いつきます。
まず、記入をしていきながら思いついたらメモを書きます。
思いついたたびに調べる作業をすることで、関連した違うコトが思いつくからです。
思いついたこともメモすることで、違う企画案やアイデアを思いつく方向に向かう自分を避けます。

2、企画書のフォーマットを作っておく

企画書のフォーマットは1枚の中にいくつかの要素をまとめて表現したものを使います。
それは1枚のシートの中に流れができていて、シートを書きこんでいくとその中でまとめができるようにします。
フォーマットはサマンサハートではPowerPointを使用しますが、Wordでも構いません。
そして、やはりPCに向かう前に作業をします。
効率的に集中して企画書が書けるまでは、フォーマットを印刷し、手書きで下書きを書く作業を行います。
意外と作成時間は短縮できるんです。

先程、1枚のシートの中に流れができていてとお話したので、ここだけご説明をさせてください。
はじめに流れをつかむ際にはよくある手順で企画の手順を作りそれにのっとり企画を作成します。
なれて来ると企画書作成のポイントは業種によって変わりますので、細分化するべきところを
はっきりさせたフォーマットを自分なりに作り、フォーマットを充実させていきます。
自身の業種、業態、環境にあわせてフォーマットは進化していくのです、自分仕様です。
進化させると時短できます。

3、ストップウオッチを使ってラップをはかる

2、↑のワンシートを書く時間がどのくらいかかるのかを知っておくと企画書は書きやすくなります。
時間をかければいい企画書ができ上がるわけではないことは皆さんが知っていますが、
どのくらいで企画をまとめることができるのか、身についていないことも多いのです。
たくさんの企画をつくるわけではない、方々は特に、一度手順を整理したExcelの手順書を用意するコトをお勧めします。
毎回、企画書を書こうとするたびに、前回はどうだったのかなどを思い出すのに時間がかかっていると
効率的にではないからです。
特に製造、デザインなどモノづくりに関する方々は製造を重視していると、
企画書の作成は「よし!」っと重い腰を上げる感じや必要に迫られる感じですよね。
効率良く行いたくてもなれない作業には時間がかかるのは当然です。
そこで、「企画書を作成するときはこの順番で行う」と製造の手順と同じく企画書作成の手順を決めておきます。
そのうえで、企画書作成時に、時間を図ることをお勧めします。

まとめ

効率良く企画書を作成するには時間を使いこなす、というポイントがあります。
企画書の作成時間が短縮できるとしたら、効率のいい方法を持っているか、がpointです。
頭の中でまとまっているものをどれだけ具体的にアウトプットするかは、作業ですので作成するという
作業に集中できるかが大切です。
余計なことを思いついたらメモをする、手順通りにひとまず仕上げてみる、など
作業のルールを作成しておくことが大切だと感じています。
こうした作成のコツは企画書作成をはかどらせることとなります。

 

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