BtoB企業のイベント自主開催で間違ってはいけない3つのpoint

 

2019年のイベントが動き出しました。
そこで、早速の質問が来ています。
イベントを2018年に開催した製造会社A社様です。
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イベント開催を昨年自主開催で行った。
開催してみて感じたのは、SNSの種類の合わせてどれをどのように組み合わせて、集客に活用するといいのか?というところ。
できるだけめんどうをかけたくないが、集客にはいろいろな活動が必要なことはわかる。
関連付けも含めて、連動や俯瞰を知りたい。
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イベントを企画する企業の特徴

もう、次の季節のイベントを企画中の企業様がいます。
イベントは継続開催をすることで、企業の集客は拡大していきます。
今年は進む、躍動、あたらしいことなどがキーワードとして上げられていくこともあり、
イベントに注目が集まっています。
それも単に“イベント開催”という従来の活動にとどまらないイベントが増えているのです。

詳細をお伝えしますと、

・自社らしさ=ブランドを立ち上げそのブランドイメージの伝わるイベントを立案。

自社ブランドを体現するイベントなどが形成されてきています。
それは、準備にも時間をかけているのでプロジェクトとして、イベントごとに人が集まり、
イベントを通してつながるコトを起こしているのが特徴です。
企業がいくつものイベントプロジュエクトを同時に進行させているのも特徴です。
すると気になってくるのは、
開催だけではなく、開催までの集客のプロデュースや集客方法、また開催後の自社サービスや商品との
関連付けもプロジェクトの活動としてリストの中に入ってきます。

混乱すると集客に影響がでてきますしね。 

BtoB企業のイベント自主開催、間違ってほしくないこと

製造会社A社様のご質問は、イベントを開催し集客を目標にすることによって出てくる質問です。
「何が必要なのか」
「どのような方法で準備をするといいのか」
集客を目的とした企業様はプロジェクト全体のこうした体系を自社用に構築したいと考えていらっしゃいます。
イベントを通してのマーケティング活動は重要となっている今、
BtoB企業様のイベントについて間違ってはいけないポイントを3つにまとめてみました。

1、SNSだけにたよらない

SNSはダイレクトに顧客に届くことが多いため、広告の主軸になっているように見えます。
どれだけ「いいね」をとるかによって集客が変わってくると思われています。
お知らせをすることは、間違っていません。
ですが、一部のターゲットに対しては有効でも、企業の顧客集客全体に告知できるのは、SNSだけではありません。
ダイレクトメールを送る方法もあります。
企業がSNSをいつも見ているわけではないからです。
今でもFAXDMやハガキDMで集客に成功している企業様はたくさんいます。

2、1ヶ月で集客しない

集客人数が足りないなどの場合は、集客期間に問題点があります。
たとえば、新製品が出来あがって、「さあ展示会に出展しよう」となった時に
パンフレットや展示会ブースの設計などを行います。
会場が見えてくるとイメージ図を使って知り合いに展示会出展の話をしていきます。
ここまで準備をして、集客手順を設計していない場合が多いのです。
当社にお問い合わせが来るときは、イベント当日まで1ヶ月を切っている場合があります。
ツールの準備と集客を同時進行している企業様が少ないのです。
サポート経験の中で分かっていることは、ツールの準備ができたとしても、
1ヶ月の集客では、イベント当日の営業活動、営業トークがまとめられないということです。
BtoBのイベント開催は、開催することが目的ではなく会場に人を呼び、営業につなげていくことが本来の目的です。
ツールを準備と同時に集客をし、その集客活動の中から顧客のニーズを読み取る。
そのニーズに合わせてイベント内の営業活動も準備する、そんなイベント集客を行っていきたいです。

3、製品の良さを全体的に伝えない

集客をスタートする企業様が「アイデアがでてこない!」と叫ぶことがしばしばあります。
イベントを開催し続けている中でその時期に合わせた顧客のニーズを知るからこそ、
集客方法にも変化が起こります。
イベントが初めての企業は売りたい製品を1点に絞り込みをします。
ですが、継続的にイベント集客をしている企業が
売りたい製品の展示数を増やしても売れるようになるのは
回数を重ねることで顧客ニーズを獲得&整理ができていくからです。
イベントが初めての企業は、製品に対するテーマや伝えたい項目が多すぎて、
製品の価値を分散させてしまい集客ができない可能性があります。
企業側としてはいろんな情報を伝えたいと思うかもしれませんが、
製品の魅力は1イベントに1コンテンツなど、伝えるテーマは最低限に抑えたほうが賢明ですよね。
テーマの種類が多すぎるとツールの種類も増え、
例えば展示会場にあふれんばかりのPOPの乱立となる場合があります。
製品の良さは、受け取る顧客によって変化するもの。
相手に合わせるのではなく、こちらの強みを理解してもらうアプローチが重要となります。
伝えたいことがたくさんあるからと言って製品の良さを一言でまとめてしまうと
概要になって反対にわかりずらい場合も改善が必要です。

イベントの準備からアフターフォローまでの活動内容

集客する企業に間違ってほしくないことを伝えましたが、
視点が変わったとしても変わらないのは、BtoBのイベントは目標とするものがイベントの外側にあるということ。
イベント全体のプランニングもその企業が考えることであるということ。
そこは変わりありません。

ということで、全体のプランニングも必要だと思いますので、
イベントプランニング(設計)のリストを上げてみました。

1、イベント概要を確認する
いつどこでだれが何をどうした、の大まかなところをとらえる

2、企画を考える
・いつ、どこで行うイベントなのか
・誰と行う企画なのか
・どのような製品を主力品にするのか
・どうしてそう考えるのか
・どんなスケジュールで当日までを迎えるのか
・どんなイメージに会場を仕上げるのか
・来て頂いた顧客に何を持って帰ってもらうのか
・イベント後はどのように対応するのか
・集客に使えるツールは何か
・来てほしい顧客はどのような客層か
・自社としてどのくらいの目標を立てているのか
など、具体的な骨子を考え、メモする

3、予算を計算する

4、企画書を作成し、関係者の第1回目のミーティングを行う

5、全体スケジュールを作成し、企画書と一緒にスタッフとの打合せを行う

6、会場手配、チラシなどツール作成

7、ツールを活用した情報発信のスケジュール作成

8、必要な場合、企画書を修正

9、関係者と集客者リストを作成する

10、協賛の依頼文書を作成し、協賛依頼をする(協賛依頼が必要な場合)

11、広報活動、プレスリリースの発行、イベント告知準備

12、メディアへ取材対応

13、イベント情報を拡散する

14、イベント当日の事前準備、最終の声掛け

15、イベント開催

16、イベントの結果集計、報告

17、参加者へのフォローと御礼

18、お問い合わせ等対応

まとめ

全体を把握しておくことにより、準備すべきことと、SNSでの情報発信でも行わなくてもいいことが明確になります。
どのSNSで情報発信するのか、
SNSではなく違うツールを使うのか、
等も明確になっていきます。
現在イベント全体のプランニングが行える方のための講座も増えています。
イベント内容のブラッシュアップにも効果的ですので、集客につながる全体企画をぜひ構築してください!!

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