イベント事務局代行サービス

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イベント事務局の方々のお悩み

・私だって通常業務がある、事務局の対応の時間が作れない ・集客のためのコンテンツを作成したり、発信してほしいが手伝ってくれる人がいない ・出店者が多いので連絡が大変、ひとりひとりに答えていくと業務の量が膨大になる ・開催までにいろいろな問題が起きてくる、そのたびに不安になる ・出店者のモチベーションを上げたい、チームワークが向上する段取りのコツを知りたい ・イベントの担当者になったが、どのように進めるといいのか分からない ・連絡網の作り方も分からいし、そもそも返信が来なくて心配 ・私も出店したいけど時間に追われそうで、私だけ出店をあきらめようと思っている ・やっと慣れたと思ったらイベントが終わった リーダーになったら、イベント企画の詳細からチラシの手配まで、 たった一人でこなすのは無理です。

事務局業務を甘く見る人は多いのは事実

出店者を含めて関係者の多くが「あ!ごめんね、ありがとう。」と軽く言います。 連絡が一週間以上遅れたにも関わらずです。 実は、そのイベントや企画全体の秘書的役割を担う大事なポジションが事務局です。 「そうそう!」とうなずく方も多いはず。 この事務局が機能しないとそのイベントの集客は成功しないのです。 そのノウハウの重要性はもちろん、業務量の多さはフリーマーケットを10回以上開催している サマンサハートでは十二分に経験しています。 大変な時間と労力を要する事務局をうまくこなして、スケジュール通りに物事を進める! それには、経験のある応用の聞く人材が必須なのです。 そこでサマンサハートでは、経験豊かなコーディネータ、コンサルタントが あなたの事務局として各種業務のお手伝いをさせていただきます。 お手伝いの内容は「イベントの計画→企画→実施までマーケティング支援いたします!!」をご覧ください。 一部や全部をお手伝いしています。

「20店舗のサロンを集めた癒しフリーマーケット事務局代行」のサービスの場合

≪ヒアリング≫ ・開催したいフリーマーケットの内容をヒアリング ・必要な業務の洗い出し ≪業務内容提案≫ ・必要な業務内容と集客企画をご提案 ・イベント集客用の癒しメニューの企画作成、料金設定 ・協賛企業の設定と対応 ≪企画・実践≫ ・イベントの企画・構成をご提案いたします ・リピートを獲得したいのか、イベント当日の売上アップが目的なのか、 フリーマーケットプログラム内容等ご要望に応じてご提案 ・予算書の作成 ≪開催準備≫ ・準備スケジュールの作成 ・運営マニュアルの作成 ・会場の選定 ・会場との打合せ ・告知サイトの制作 ・WEBでの連絡システムの構築 ・各種告知対応(クチコミ、WEB発信、サイト作成、参加のFAX受信) ・問合せ対応 ・各出店者への各種事務連絡 ・各種印刷物製作 ・会場備品手配、装飾の製作 ・進行シナリオ作成 ・司会手配 ・当日スタッフの手配 ・慰労会、反省会のセッティング ≪開催当日≫ ・会場設営のお手伝い ・進行確認 ・来場者受付 ・メディア、招待客アテンド ・プログラム進行管理 ・会場管理 ・慰労会、反省会の演出 ・イベントレポートの作成 ≪開催後≫ ・出店者・協力者へ御礼メール配信、手配 ・名刺のデータ入力 ・アンケートのデータ入力 ・開催報告書の作成 ・各種精算業務

イベント開催のテーマを明確に

このイベントでは、イベント用にメニューを作り次回の自店への誘客も必要です。 フリーマーケットでお客様がサロンを知ってPR活動が進むことで サロンの新規お客様につながることはよくあります。 サロンにとって重要なものであり、かつ予算もかかります。 これだけの業務を片手間で、もしくは、イベント経験がないということですと、 集客活動時に豊かな心で集客ができません。 本当は素晴らしい仲間だったはずが、イベント後に連絡を取らなくなってしまう関係になることも考えられます。 これらのすべてが集客成果の差を生むことになるのは言うまでもありません。 これらの業務を一緒に創り上げていくのが、事務局代行のサービスです。 イベント事務局代行 【料金について】 イベントの準備と集客を手伝ってほしい!・・・・・・イベント企画のお手伝い料金見積をお出ししています。 事務局代行サービスは、お客様のご希望・ご予算にあわせてベストなご提案をさせていただきます。 (お手伝いの内容で見積が変わります、明確に金額が言えずにごめんなさい) ※このサービスを利用するお客様にお聞きすると、全員で割り勘にするチームが多いです。 お気軽にご相談ください。 10449358_1502202349994737_1050464553_o]]>

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