イベントの集客ヒント「やるべきことのグループ分け」

イベント集客も仕組みになっていて製造ラインのように次に何をするのかが決まっている

 

イベントを自社で開催することになった場合、集客活動を始めると
あれもやっていない、これができていないなど足りないことがいろいろと見えてきます。
集客をスムーズに行う実践の初段階に関してご紹介します。

イベントはコト、モノ、ヒト、情報のすべてが動く

イベントは人が集まるコトであることを考えると
自社のイベントを動かす担当者もひとりではないことが分かります。
イベントの担当者はリーダーが配置され、そのリーダーを中心に動いていきます。
リーダーは一人でイベントを動かすよりも、コト、モノ、ヒト、情報のすべてが動くことを全体的に見て
グループを作り、共有・管理することで集客力そのものがが高まってきます。

イベントを動かしていくと

・チラシの手配を2ヶ月前からにする

・企画をまとめるのは3ヶ月前

・根回しの時に必要なのは目に見えるもの

・紙媒体とWEBコンテンツは連動している

・1回の発行ではなく、何度も告知をしてもいい

・認知されていないと思ったが当日集客があり、あせった

・ミーティングだけでは動かない

・準備はチラシだけではないことが分かった

など、全体を考えると言いながら細部にわたって気になることが見えてきます。
特にイベント後の反省会などでは意見が出てきたとき、
そのままにしておかず、次回の集客に役立てたいと考えている企業がほとんどです。
でも、その改善ポイントはどのようにまとめ、次回の反映されているのかは、
製品のように製造ラインチェックのように仕組み化されていないことが多いのです。

実は、イベント集客も仕組みになっていて、製造ラインのように、次に何をするのかが決まっています。
この仕組みづくりの初めに行うことがグループわけです。

イベントのグループわけ

ですが、「具体的に、どのようなグループがあるのか分からない!」と
疑問に感じた方もいらっしゃると思います。
イベント集客で重要となる初段階では特にグループ分けをすることでイメージもでき、
次の集客の段取りへと進みやすくなってきます。
重要なポイントは2つあります。

1、イベントでどんな製品の魅力を伝えたいのか

たとえば、一般女性を集客して自社の製品の認知を上げる
と、ひとつのグループにまとめるのではなく、

・どの製品を今回のイベントで見せたいのか

・その製品のどんなところを魅力と感じてほしいのか

・その魅力は製品として繰り返し使ってもらえるのか

など、はじめは自社の伝えたいことを中心に考えていきます。
確かに顧客視点は重要ですが、まずは、自社製品の魅力を押さえることが
集客時に他とは違う差別化できる販売促進へと繋がっていきます。

2、誰に伝えたいのか

女性に知ってほしい時、

・来場してほしい女性の年代(例;30歳~39歳まで)

・自社の製品を使う場面を想定(イベント会場に来た瞬間)

・きっと、見た時に言ってくれるコメント(あれ、なに?気になる)

など、来場した女性の行動と気持ちのイメージをまとめるだけでも、いくつかのグループが見えてきます。
イベント会場では時と共に楽しく、お客様の気持ちが高まっていくことを想定して、
グループわけをしていきます。
このグループを決めることで、イベント全体の構成と本当は伝えたい情報の混在を防ぎ、
いつでもどんな視点からも集客のポイントを振り返りやすくなります。

グループで設定できる集客のテーマ

伝えたい製品の魅力と伝えたい相手の設定は集客を成功させるには必須です。
ですが、集客自体が会社にとっても大きな活動となるために
どうしても作業が大雑把になることがあるのです。
また、当日までイベントの集客結果は見えないため、予測で動くこととなります。
その予測はたった一人のリーダーに任せられてしまうこともあるのです。
そこでイベントの立ち上げからアフターフォローまでをグループに分けて考えることが
集客力を付けることにもなっていきます。
伝えたい製品の魅力と伝えたい相手の設定をグループわけする理由でもあります。
グループの視点は伝えたい製品の魅力と伝えたい相手。
これって、マーケティングでいう

・コンセプト

・ターゲット

です。
連続してイベント開催が続くときには、
このコンセプトとターゲットの設定を始めに描き起こすことで集客手順の混乱を防ぎます。
手順が整ったらフォーマットに書き起して、イベント参加メンバーと共有していきます。

まとめ

2つのポイントを重視して、イベントのテーマを明確にする。
ここからグループとなる活動内容が明確になり、
イベント担当者と協力者のコミュニケーションをより快適にそして集客をおこなえるようにしていきます!

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